Handleiding

Je eerste factuur

Je hoeft niet in te loggen om te factureren. Stuur een WhatsApp-bericht naar het Faturi-nummer (je ziet het bovenaan je dashboard).

1. Typ: Factuur voor [naam klant], [omschrijving], €[bedrag].
2. Is het een nieuwe klant, dan vraagt Faturi in een bericht om het e-mailadres en het adres. Antwoord met beide tegelijk.
3. Faturi maakt de pdf, mailt hem naar je klant en stuurt jou een bevestiging met alle gegevens.

Bedrag incl. of excl. btw

Een bedrag in je bericht telt standaard als inclusief btw. Staat je bedrag er zonder btw, typ er dan excl. btw bij (of "ex btw", "+ btw", "zonder btw"). Faturi rekent de btw erbij.

1. Werk je liever altijd exclusief? Zet dat in Instellingen: "Bedragen in je berichten zijn standaard exclusief btw".
2. Typ je zelf "incl. btw" of "excl. btw", dan gaat dat altijd voor op je instelling.
3. In de bevestiging zie je altijd het bedrag excl., de btw en het totaal incl. btw. Klopt het niet? Trek de factuur in (zie hieronder).

Een factuur intrekken

Verkeerd bedrag of verkeerde klant? Je trekt een factuur in via WhatsApp of in het dashboard.

1. Stuur intrek voor je laatste factuur, of intrek 2026-014 voor een bepaalde factuur.
2. Faturi vraagt om bevestiging en laat zien wat er gebeurt. Antwoord ja om door te gaan.
3. Was de factuur al naar je klant gemaild, dan krijgt die automatisch een creditfactuur en werkt de betaallink niet meer. Een concept dat nog nooit is verstuurd verdwijnt zonder iets naar je klant te sturen.

Klantgegevens wijzigen

1. E-mailadres: Wijzig email Jan Bakker naar nieuw@voorbeeld.nl
2. Adres: Wijzig adres Jan Bakker naar Dorpsstraat 12, 7591AB Denekamp
3. Of pas het aan in je dashboard onder Contacten.

Het nieuwe adres of e-mailadres geldt voor volgende facturen. Een al verstuurde factuur verandert niet.

Een concept versturen

Een concept is een factuur die wel is aangemaakt maar nog niet naar je klant is gemaild: bijvoorbeeld omdat je "alleen genereren" koos, of omdat het e-mailadres niet klopte.

1. Controleer het e-mailadres van de klant.
2. Stuur Verstuur concept 2026-014 en Faturi mailt de factuur alsnog.

Overzicht en status

1. open facturen: wat staat er nog open, met totaal en hoe laat het is.
2. status Jan Bakker (of "is Jan Bakker al betaald?"): de laatste facturen van een klant.

Offertes

Een offerte maak je op dezelfde manier als een factuur, maar zonder betaalgegevens. Je klant krijgt een e-mail met de PDF en een knop om akkoord te geven.

1. Stuur Offerte voor Jan Bakker, dakgoot vervangen, 850 euro. Net als bij een factuur vraagt Faturi zo nodig in een bericht om het e-mailadres en het adres. Een bedrag telt standaard als inclusief btw, typ er excl. btw bij als dat niet zo is.
2. Je krijgt een offertenummer (zoals O-2026-001). Standaard is de offerte 30 dagen geldig.
3. Gaat je klant akkoord via de knop in de mail, dan zie je dat in je dagelijkse overzichtsmail en onder Offertes in het dashboard.
4. Stuur factuur van offerte O-2026-001 (of klik op Omzetten naar factuur) en Faturi maakt er een gewone factuur van. Voeg als concept toe als je hem eerst zelf wilt controleren.

Kopieren en maandelijks herhalen

Dezelfde factuur nog eens maken, of elke maand automatisch, scheelt je typewerk.

1. kopieer maakt direct een nieuwe factuur met dezelfde klant, omschrijving en bedrag als je laatste factuur. Of kies er een: kopieer Jan Bakker of kopieer 2026-014.
2. herhaal maandelijks laat Faturi die factuur elke maand op dezelfde dag opnieuw maken en mailen. Voeg als concept toe als je hem zelf wilt controleren voor hij uitgaat.
3. herhalingen toont wat er loopt, stop herhaling Jan Bakker stopt er een. In het dashboard staat alles onder Facturen → Herhaalfacturen, met pauzeren en stoppen.

Online betalen

Met het Professional- of Business-pakket krijgen je facturen een betaallink, zodat je klant direct kan betalen. Het geld komt rechtstreeks op je eigen Mollie-rekening.

1. Ga naar Instellingen → Betalingen (Mollie) en koppel je Mollie-account.
2. Verifieer je bedrijf bij Mollie met je eigen bedrijfsgegevens.
3. Vanaf dan krijgt elke nieuwe factuur een betaallink.

Kosten van online betalen: betalingen via de betaallink lopen via je eigen Mollie-account. Mollie rekent daar per betaling transactiekosten voor, aan jou en niet via Faturi. De actuele tarieven vind je op mollie.com/nl/pricing. Faturi rekent hier zelf geen extra kosten voor. Je klant betaalt gewoon het bedrag van de factuur.

Uitgebreide uitleg over het activeren (na inloggen)

Team en uren

Met het Business-pakket geven teamleden hun uren door via WhatsApp.

1. Voeg onder Teamleden een medewerker toe met naam en WhatsApp-nummer.
2. Maak een project aan bij een opdrachtgever.
3. Je teamlid appt bijvoorbeeld: 8 uur Glasvezel Enschede. Faturi herkent project en uren.
4. In je dashboard maak je per project en periode een productie-overzicht (zonder bedragen) en/of een factuur uit de uren.

Meer uitleg: urenregistratie via WhatsApp.

Je boekhouder koppelen

1. Ga naar Instellingen → Boekhouders en vul het e-mailadres van je boekhouder in.
2. Je boekhouder krijgt een mail (of is direct gekoppeld als hij al een account heeft) en ziet daarna je facturen en kan ze exporteren.
3. Intrekken kan altijd, op dezelfde plek.

Je boekhouder heeft alleen leestoegang: hij kan niets aanmaken of wijzigen. Ben je zelf boekhouder? Lees wat Faturi voor jou doet.

Pakket, extra facturen en opzeggen

1. Pakket wijzigen: kies onder "Pakket beheren" een ander pakket. De wissel gaat in bij je volgende betaling.
2. Maandlimiet bijna op? Koop extra facturen bij via de knop op je dashboard. Ze schuiven mee naar volgende maanden.
3. Opzeggen: kan op elk moment, je toegang loopt door tot het einde van de betaalde periode.

Alle WhatsApp-commando's

Je hoeft geen commando's uit je hoofd te kennen. Stuur hulp voor de vijf belangrijkste dingen, en meer voor de rest. Veel kun je ook in je eigen woorden vragen, bijvoorbeeld wie moet er nog betalen? of kun je die factuur nog een keer maken?. Vraagt iets om een beslissing, zoals een factuur nog een keer maken, dan krijg je eerst een controlevraag.